Langkah-Langkah Dalam Membuat Acara Agar Sukses Dan Lancar

Jasa-Shooting-Dokumentasi-Foto-dan-Video-AcaraAnda ingin mengadakan acara? tentu saja semua orang termasuk Anda ingin acaranya sukses dan berjalan lancar. Bagaimana caranya? sebelum menyelenggarakan event ada satu hal yang menjadi pertimbangan, apa itu? yaitu konsep acara. Kegiatan apa yang akan dipublikasikan ke umum adalah pertanyaan yang wajib dimulai sebelum lanjut ke tahap berikutnya. Apabila Anda sudah menentukan konsep yang jelas, maka langkah selanjutnya adalah Anda bisa melaksanakan menyusun anggaran dahulu. Menyiapkan penyelenggaran dalam sebuah acara adalah menentukan tema dan konsep acara yang akan diadakan. Seperti contoh, misal acara Maulid Nabi SAW, dengan mendatangkan pendakwah, tokoh agama, atau ustad untuk memperingati hari Maulid Nabi SAW umat islam.

Penyelenggaraan acara kadang dianggap terlalu mahal dan beresiko. Namun Anda nanti pasti akan berpendapat tidak ada yang lebih baik dari penyelenggaraan sebuah acara untuk menerbitkan sebuah brand populer untuk keperluan sponsorship. Untuk melaksanakan kegiatan di luar lapangan, pihak penyelenggara harus bekerja sama dengan event organizer yang sudah memiliki pengalaman untuk mengurusi banyak hal.

Mari kita bahas langsung langkah-langkah dalam membuat acara atau event. Cuss!

1. Menentukan Tema Acara

Hal pertama yang menjadi pertimbangan mengadakan sebuah acara atau event yaitu konsep atau tema yang jelas. Tentu saja tema adalah faktor utama tahap awal perencanaan berikutnya. Bagaimana caranya menentukan konsep yang bagus? Konsep sebuah acara yang bagus adalah bisa memberikan hal yang menarik bagi masyarakat umum. Anda bisa membuat acara yang sudah terapkan sebelumnya. Dengan mempunyai kreativitas yang tinggi, acara itu dapat dikemas dengan konsep yang terbaru dan suasana yang lebih segar.

Anda bisa mendiskusikan ide bersama dengan panitia yang akan Anda libatkan dalam acara ini. Anda harus meminta setiap orang untuk menuangkan idenya masing – masing, setelah itu lakukan pemungutan suara untuk memilih ide atau tema acara yang akan dilaksanakan. Hal ini dapat membantu Anda agar tidak bingung, tentu memikirkan ide tema acara secara bersama lebih menyenangkan daripada berpikir sendiri.

2. Perencanaan Anggaran

Saat sedang merencanakan sebuah acara, langkah selanjutnya yaitu buatlah anggaran agar Anda tahu mengenai berapa biaya operasional yang Anda butuhkan untuk acara tersebut. Anda harus membuat list apa saja yang diperlukan, mulai dari perlengkapan peralatan, dan harga tempat yang ingin Anda sewa untuk melaksanakan acara ini. Apabila lsit peralatan utama sudah disusun, kemudian adalah mencari tahu harga tiap item yang sudah ada dalam daftar Anda.

Supaya Anda tahu berapa harga setiap item tentu harus melakukan survei ke orang yang paling dipercaya yang ada di kota Anda. Semisal Anda ingin mengetahui ongkos biaya produksi kartu tanda pengenal 400 pcs, nah Anda perlu menanyakan harga cetak di tempat percetakan terdekat Anda. Cara yang paling ampuh digunakan oleh penyelenggara acara adalah mencari orang yang dapat memberikan harga murah namun kualitasnya juga bagus. Hal ini dapat menekan ongkos produksi dan mencegah terjadinya biaya operasional yang boros.

3. Membagikan Tugas Masing-Masing

Setelah langkah menentukan tema dan anggaran, kemudian yang harus Anda lakukan adalah membentuk panitia acara. Anda bisa membagi jadi beberapa divisi dan setiap divisi harus mempunyai job-desc yang jelas. Usahakan jangan ada yang kebingungan saat melakukan tugas dan perannya. Tugas yang Anda berikan pada tim masing-masing benar dengan minatnya dan mereka mempunyai tanggung jawab atas tugasnya.

4. Buatlah Timeline Secara Rinci

Perencanaan yang matang sangatlah tergantung dalam kesuksesan sebuah acara. Anda dapat membuat rencana acara, bagaimana? yaitu dengan menyusun timeline. Hal ini sudah pasti diperlukan agar menetahui proses pelaksanaan dan juga untuk memonitoring dan memastikan bahwa semua pekerjaan dilakukan dengan baik. Penanggung jawab acara, koordinator lapangan, dan setiap anggota tim harus mengetahui timeline ini, bahwa mereka melakukan pekerjaannya akan selesai tepat waktu.

Timeline adalah hal yang penting untuk mengontrol acara, sudah sampai mana persiapan yang sudah dikerjakan, anggota harus melakukan tanggung jawabnya, dan apa saja yang kurang. Anda bisa membuat list apa saja yang harus dilakukan setiap orang anggota tim dan set deadline. Dan Anda harus juga monitor para anggota tim bahwa mereka tidak menunda pekerjaannya. Lakukan juga follow up pada semua anggota tim, apa saja yang sudah mereka kerjakan dan apakah mengalami masalah dalam melakukan pekerjaannya.

5. Rencanakan Rundown Dari Awal

Apa itu Rundown? rundown adalah jadwal / rangkaian kegiatan saat acara tersebut berlangsung pada hari itu. Rangkaian acara perlu disusun sebelum saat acara dimulai, karena segala sesuatunya bisa dipersiapkan dengan baik jauh-jauh hari. Tak hanya itu, rundown juga berfungsi sebagai informasi untuk calon yang akan datang ke acara tersebut. Umumnya, orang akan tertarik datang ke acara setelah melihat rundow yang disampaikan oleh panitia. Rundown biasanya menampilkan tanggal, waktu, tempat dan rangkaian acara kegiatan.

6. Susun Rencana B

Suatu rencana yang telah disusun pasti tidak berjalan dengan semestinya. Untuk hal ini, Anda harus membuat rencana cadangan. Menyusun dan memperkirakan beberapa skenario yang bisa saja terjadi di lapangan. Semisal, apabila pengisi acara berhalangan hadir, maka Anda harus menggunakan rencana lain untuk masalah tersebut. Meskipun Anda sudah merencanakan sudah matang, namun hanya karena tempat yang tidak mendukung yang membuat acara Anda jadi batal, tentu Anda tidak mau hal ini terjadi bukan? Makanya rencana B sangatlah penting, jadi saat rencana A gagal Anda bisa menggunakan rencana B.

7. Dokumentasikan Acara Anda

Dokumentasi video foto sendiri juga sudah banyak digunakan, dan jenis dokumentasi video juga bermacam-macam, seperti acara formal dan non formal. Anda bisa mencari jasa dokumentasi video di kota Anda, kebanyakan orang memesan jasa ini untuk sebagai arsip, bukti dan kenang-kenangan. Anda bisa juga menggunakan jasa ini untuk bisnis, khususnya video profil perusahaan dan video iklan untuk media promosi.

8. Evaluasi

Hal ini seringkali di abaikan oleh penyelenggara acara. Sedangkan, evaluasi setelah acara diadakan sangat perlu diperhatikan sebagai bahan masukan dan pertimbangan untuk acara yang diselenggarakan berikutnya bisa lebih sukses lagi. Dengan hal ini Anda jadi mengetahui kelemahan – kelemahan yang terjadi saat acara berlangsung dan memperbaiki di acara berikutnya.

 

Nah itulah beberapa langkah bagi Anda yang ingin membuat acara besar ataupun acara kecil. Keberhasilan sebuah acara adalah pada proses perencanaanya, dimana tim menjadi hal penting. Namun percayalah, dengan kerja sama tim yang baik, pasti acara yang Anda selenggarakan akan sukses dan berhasil. Semoga Sukses!

 

Ririsaci Media Mempunyai Jasa Video Shooting, Dokumentasi Video dan Foto Apabila Anda Membutuhkan Jasa Kami Harap Hubungi Kami 0857-4822-6395 WA/Telp

 

Social Media

Instagram: klik disini

Facebook: klik disini

Twitter: klik disini